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民營企業檔案管理培訓班PPT課件

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民營企業檔案管理培訓班PPT課件

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這是民營企業檔案管理培訓班PPT課件,主要介紹了背景介紹;測評辦法解讀;測評標準解析,歡迎點擊下載。

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  提綱

  一、背景介紹二、測評辦法解讀三、測評標準解析

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  《企業檔案工作規范》的制定具有以下特點:第一、管理創新!镀髽I檔案工作規范》適應社會主義市場經濟體制完善的要求,第一次系統、全面地提出社會某一方面(企業)建立和開展檔案工作的基本要求,填補了我國檔案工作整體建設規范化方面的空白,結束了企業檔案工作只有單項業務技術標準、沒有統一的系統管理標準的歷史。第二、觀念創新。隨著社會發展,人們對檔案與檔案工作的認識也在不斷深化。2001年,國際標準ISO15489.1《檔案管理通則》中首先正式提出檔案的資產屬性概念。2002年,我國《企業檔案管理規定》中只是將企業檔案作為是“有保存價值的文件材料”。

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  第三、經驗基礎!镀髽I檔案工作規范》從檔案工作原則、檔案工作體系、檔案工作制度、檔案工作業務、檔案信息化、檔案工作設備設施等方面,對企業檔案工作提出了具體要求,全面規范了企業檔案工作,是企業檔案工作行為的準則和檔案業務建設的依據。第四、信息化方向!镀髽I檔案工作規范》將檔案信息化建設作為對企業檔案工作的方向性要求,對企業檔案信息化提出了目標和原則,對電子文件的歸檔存儲、傳統載體檔案數字化,網絡化服務,電子檔案安全保管等提出了原則性要求。也為下一步專門制定企業檔案信息化標準預留充分的發展空間。

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  國際標準ISO9001《質量管理體系要求》中的檔案記錄質量控制離不開檔案記錄,檔案記錄是ISO9001要求的文獻工作的文件控制與檔案記錄控制這兩大控制之一。強調文件控制時,是需要企業證實有能力滿足客戶及法規的要求;強調檔案記錄控制時,是表明通過檢驗證明企業通過體系性和持續改進保證能滿足質量、客戶及法規的要求。整個ISO9001《質量管理體系要求》中:檔案記錄(records)一詞出現28次,其中20次是重復提示、參照、引用,要求標準在實施中按照4.2.4條的要求建立檔案。而ISO9001中這種對某一條款的引用、參見、提示的要求總共才有38處。除了4.2.4,被要求引用、參見、提示的18次,涉及11個條款,由此可見檔案記錄及其管理控制在質量管理體系中的地位和作用。國際標準ISO9001《質量管理體系要求》4.2.4:“檔案記錄的控制”規定:“為證明符合質量管理體系要求和有效實施提供證據而建立的檔案記錄,必須要受控管理。機構必須建立有書面文件記錄的程序及執行過程(DocumentedProcedure),以明確對檔案記錄鑒別、存儲、保護、檢索和處置所必要的控制管理。檔案記錄必須保持易于辨認、快捷確證和可以檢索。”

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  《企業檔案工作規范》部分內容摘引

  4檔案工作總則4.1企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。4.2企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶,實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。4.3企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向,運用現代技術與管理方法,通過資源整合和開發,為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。4.4企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全。

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  《企業檔案工作規范》附件:附錄A(資料性附錄)企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表----注意是資料性,而非規范性附錄附錄B(資料性附錄)表格樣式----補充規范性引用文件中沒有的表格(如:檔案交接登記表、溫濕度登記表、銷毀清冊、借閱檔案登記表、檔案利用效果登記表)

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  新的《測評辦法》突出體現了三個方面的特點:

  一、國內率先推出全面量化指標體系《規范》出臺后,國內有關省、市、自治區積極探索將《規范》要求納入地方有關業務工作檢查評估標準中。有的將《規范》的部分內容補充進本地已有的年檢標準中,有的將《規范》內容精簡形成了相關評價標準,而廣東則率先推出了全面量化指標體系。

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  廣東出臺的《測評辦法》率先全面應用《規范》要求,形成了包括檔案工作組織、檔案工作制度、檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備等5項一級指標,29項二級指標、96個測評點的量化指標體系。各一級指標單項滿分100分,同時根據長期以來企業檔案工作的實踐基礎和發展要求,將5項一級指標在總分中的權重設定為0.2、0.15、0.3、0.15、0.2。如此權重設計,是考慮到要強調對“檔案工作組織”和“檔案工作設施設備”這兩項關系到檔案工作“安身立命”之根本保障內容的要求,同時肯定企業檔案部門在“檔案業務工作”這項需要投入大量精力開展的業務活動。而“檔案信息化建設”總體要求比較高,今后將根據發展形勢,可以相應調整權重。

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  由此,《測評辦法》規定:企業檔案工作規范測評,采取先測級別,再評等次,級別與等次結合的方法,共分三級六等。測評結果由高到低依次排列為:一級甲等,一級乙等,二級甲等,二級乙等,三級甲等,三級乙等。

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  三、細節設計巧妙著眼持續發展一種評價方式,必須有良好的覆蓋性,能適應大多數評價對象,能讓企業感覺“有奔頭”;同時也要有一定的高度指引性,使得企業必須通過適當的努力,才能獲得相應的高標準評價!稖y評辦法》及《測評標準》,全面貫徹落實《規范》的要求,系統地對企業檔案工作如何有序開展進行了規定和布置。

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  在《測評辦法》的組織實施中,要對申報“二級”的企業增加檔案人員崗位核查環節,對申報“一級”的企業再增加系統單位測評定等率以及面向業務部門人員的現場問答環節等要求。如關于檔案人員的配備,要查看企業人力資源部門確定的崗位分類說明或職位表,核實崗位設置及其定員情況;如檔案工作機構的設立,要進而查看職能部門設置安排,而不僅僅憑著“一紙公文”的通知;再如面向業務部門人員的現場問答,則是直接檢查了解企業員工對檔案工作與業務活動的認知和實踐情況。

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  二辦法解讀

  變的是評價方式,不變的是工作抓手;變的是結果形式,不變的是業務核心;變的是“更加”全面系統,不變是“持續”規范促進。

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  廣東省企業檔案工作規范測評辦法

  第一條為進一步加強企業檔案工作規范管理,更好地為建設經濟強省服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《廣東省檔案條例》等法律、法規的規定,以及貫徹實施《企業檔案工作規范》等標準規范的要求,結合我省實際,制定本辦法。測評工作是一項依法而行的業務活動。

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